Datenschutz

Verantwortung und Kontakt

Für den Betrieb von stooze, die Verwaltung unserer Kundenbeziehung und die Abrechnung ist Maximilian Fixl verantwortlich. Du kannst dich unter diesen Kontaktdaten mit Datenschutzfragen und Anfragen zu deinen Rechten melden.

Nutzt deine Organisation stooze für Beschäftigte oder betreute Personen, bestimmt sie die Zwecke und die zulässigen Inhalte dieser fachlichen Verarbeitung. Soweit wir diese Daten in ihrem Auftrag verarbeiten, richtet sich dies nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Deine Organisation muss dich zusätzlich über ihre Verarbeitung informieren und die dafür erforderliche Rechtsgrundlage festlegen. Diese Hinweise ersetzen ihre Informationen nicht.

Konto und Anmeldung

Für Registrierung und Kontoführung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, Namen, Kunden- und Anschriftdaten, ausgewählten Tarif, angenommene Nutzungsbedingungen sowie gegebenenfalls einen Aktionscode. Hinzu kommen Profilangaben, ein freiwilliges Profilbild und deine Kontoeinstellungen. Bei einer Einladung erhalten wir die dafür eingetragenen Angaben von der einladenden Person. Pflichtangaben sind für den jeweiligen Ablauf erforderlich; ohne sie können wir das Konto oder den Vertrag nicht einrichten.

Passwörter werden als kryptografische Hashwerte gespeichert. Für Anmeldung, Bestätigungen, Passwortwiederherstellung und Sitzungswiderruf verarbeiten wir zeitlich begrenzte Nachweise und Sitzungsdaten. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung kommen ein geschütztes Authenticator-Geheimnis und Nachweise für Wiederherstellungscodes hinzu. Sicherheits- und Vertragsnachrichten senden wir an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für deinen Vertrag bzw. dessen Vorbereitung. Für den Zugang von Beschäftigten oder anderen Ansprechpartnern und die Absicherung von Konten ist unser berechtigtes Interesse an einer nutzbaren, geschützten Anwendung maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Teams, Betreuung und Zeiterfassung

stooze verarbeitet Teamnamen und -bilder, Mitgliedschaften, Rollen, Einladungen und Berechtigungen. Je nach Nutzung kommen Namen und gegebenenfalls Geburtsdaten betreuter Personen, Einrichtungen, Schulen, Zuordnungen sowie Arbeits- und Betreuungszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Bemerkungen hinzu. Diese Angaben stammen von dir oder von berechtigten Personen in deiner Organisation.

Die Daten dienen der Zusammenarbeit, Zeiterfassung und Erstellung von Nachweisen. Der Zugriff richtet sich nach Team, Rolle und Zuordnung. Team-Admins haben für ihre Aufgaben weitergehende Verwaltungs- und Berichtszugriffe. Die gemeinsame Teammitgliedschaft allein gibt keinen uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Daten. Für den technischen Betrieb bestehen gesonderte administrative Zugriffsrechte.

Angaben über Betreuung oder Abwesenheit können besonders sensible Informationen enthalten. Trage nur fachlich notwendige Daten ein, zu deren Verarbeitung du berechtigt bist. Für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien muss die verantwortliche Organisation zusätzlich eine passende Voraussetzung nach Art. 9 DSGVO sicherstellen. Eine Registrierung bei stooze ist keine Einwilligung betreuter Personen. Die Rechtsgrundlage der fachlichen Verarbeitung ergibt sich aus deinem Einsatzkontext und den Informationen deiner Organisation.

Berichte, Unterschriften und Versand

Aus den erfassten Angaben entstehen Monatsübersichten, PDF-Berichte und Exporte. Gespeicherte Dokumente können Namen, Zeiten, Bemerkungen, Einrichtungen und die auf dem Dokument gezeichnete Unterschrift enthalten. Die Unterschrift wird dem jeweiligen Dokument zugeordnet; sie dient in stooze nicht als biometrisches Anmeldeverfahren.

Beim E-Mail-Versand werden Empfängeradresse, Betreff, Nachricht und PDF an den ausgewählten Empfänger und die beteiligten Mailanbieter übertragen. stooze speichert Dokument- und Versandstatus, um den Ablauf nachvollziehbar zu halten. Eine Versandbestätigung bedeutet die Annahme durch den Maildienst, nicht den nachgewiesenen Empfang. Prüfe Empfänger und Inhalt vor dem Versand.

Beim Drucken, Herunterladen oder Teilen entstehen Kopien außerhalb von stooze, etwa auf deinem Gerät, beim Druckdienst oder in einer ausgewählten anderen App. Deren weitere Verwendung und Löschung unterliegt dem jeweiligen Verantwortlichen. Der Versand und die Dokumentablage folgen dem fachlichen Auftrag deiner Organisation; unsere Vertragsleistung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Verträge und Abrechnung

Bei Vertragsinhabern verarbeiten wir Kontakt- und Rechnungsdaten, gegebenenfalls Firmenname und Umsatzsteuer-ID, Tarife, gebuchte Plätze, Vertragslaufzeiten, Rechnungen, Zahlungen und erforderliche Mahnvorgänge. Bei Überweisungen können uns über unsere Bank und die Banking-Anbindung Zahlungsdaten wie Kontoinhaber, IBAN, Betrag und Verwendungszweck erreichen. Das ermöglicht die Zuordnung deiner Zahlung; die App erhält dadurch keinen Zugriff auf dein Onlinebanking.

Dies dient der Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Bei Ansprechpartnern einer Organisation stützen wir die notwendige Geschäftskommunikation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting, Sicherheit und Synchronisierung

stooze Web und das gemeinsame Backend werden auf einem Server bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, betrieben. Die dokumentierte Rechenzentrumsregion ist Europa. Das ist keine Zusage einer ausschließlich deutschen Verarbeitung. Weitere Informationen enthält die IONOS-Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung .

Bei Verbindungen fallen insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Antwortstatus und technische Browser- bzw. App-Angaben an. Sicherheits- und Anwendungsprotokolle können außerdem Vorgangskennungen, Fehlercodes und notwendige Konto- oder Teambezüge enthalten. Wir nutzen sie zur Auslieferung, Fehleranalyse und zum Schutz vor Missbrauch, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Kontodaten, Zeiten und Dokumente werden im Backend gespeichert und zwischen berechtigten Clients abgeglichen. Aktive Verbindungen können berechtigte Änderungen direkt übertragen, damit geöffnete Ansichten aktuell bleiben. Diese Synchronisierung ist Teil der App-Funktion und kein Werbetracking. Der Dienst muss Inhalte für seine Funktionen verarbeiten können; HTTPS ist keine Ende-zu-Ende- Verschlüsselung der gespeicherten Fachinhalte.

Cookies und Browserspeicher

• Anmeldung: Das Cookie stooze-session hält deine Sitzung. Ohne „Angemeldet bleiben“ gilt es für die Browsersitzung bei maximal 24 Stunden serverseitiger Gültigkeit, mit dieser Auswahl bis zu 30 Tage. Abmelden beendet die Sitzung vorzeitig.
• Diensteinstellungen: stooze.consent speichert deine Auswahl lokal im Browser, bis du sie änderst oder die Website-Daten löschst. Dafür wird kein zusätzliches Cookie gesetzt.
• Registrierungsentwurf: Im Sitzungsspeicher bleiben Kontakt- und Kundendaten sowie die Planauswahl für die Fortsetzung der Registrierung erhalten. Passwörter gehören nicht zu diesem Entwurf. Nach Ablauf von 24 Stunden wird er beim nächsten Lesen verworfen; er ist kein automatisch nach 24 Stunden im Hintergrund gelöschter Datensatz.
• Weitere Sitzungswerte: Eine laufende Einladung und der bereits angezeigte Zwei-Faktor-Hinweis werden vorübergehend im Sitzungsspeicher gehalten. Browser können eine Sitzung beim Wiederöffnen wiederherstellen.

Diese Speicherungen dienen den von dir angeforderten Anmelde-, Einstellungs- und Formularfunktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, gelten die oben erläuterten Vertrags- bzw. Sicherheitszwecke. Über „Cookies & Dienste“ im Footer kannst du die Diensteinstellungen ansehen. Browserdaten lassen sich zusätzlich in deinem Browser löschen; dabei können Sitzung und Entwürfe verloren gehen.

In stooze Web sind keine Analyse- oder Werbetracker eingebunden. Schriften und Icons werden mit der Anwendung ausgeliefert. Für reCAPTCHA gilt die gesonderte Einwilligung im folgenden Abschnitt.

iOS, Android, Widgets und Uhren

Die nativen Apps speichern Einstellungen, benötigte Arbeitsdaten und noch nicht synchronisierte Vorgänge auf deinem Gerät. Dadurch können unterstützte Erfassungen bis zur nächsten Verbindung erhalten bleiben. Auch Vorschauen, Downloads und geteilte Dokumente können lokale Dateien erzeugen. Die iOS-Anmeldung verwendet die Keychain; Android schützt Sitzungsdaten mit einem Schlüssel aus dem Android Keystore. Die native Sitzung ist derzeit serverseitig auf höchstens 90 Tage begrenzt und kann vorher widerrufen werden.

Widgets und gekoppelte Uhren erhalten die für ihre Funktionen benötigten Einstellungen, Zuordnungen und Erfassungsdaten. Apple Watch tauscht sie mit dem iPhone über WatchConnectivity aus, Wear OS mit Android über den Google Play Services Data Layer. Nicht übertragene Uhr-Erfassungen können zunächst auf der Uhr verbleiben. Entfernen der App löscht nicht automatisch bereits synchronisierte Serverdaten oder separat exportierte Dateien.

Erinnerungen werden lokal auf deinen Geräten geplant, soweit du Benachrichtigungen erlaubst. Ihr Inhalt kann abhängig von deinen Systemeinstellungen auf dem Sperrbildschirm erscheinen. Für Bilder wählst du die gewünschte Datei über die jeweilige Auswahlfunktion. Falls du eine biometrische Gerätefreigabe nutzt, erhält stooze das Ergebnis der Systemprüfung, keine Gesichts- oder Fingerabdruckvorlage.

Notwendige lokale Speicherung und Gerätezugriffe dienen den von dir angeforderten Funktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Freiwillige Systemberechtigungen kannst du in den Geräteeinstellungen entziehen. Für Installation, Store-Konto und von dir aktivierte Betriebssystemdienste gelten zusätzlich die Informationen von Apple bzw. Google. Geräte-Backups und exportierte Kopien sind von der serverseitigen Löschung zu unterscheiden.

Registrierung mit Google reCAPTCHA

Zum Schutz vor automatisierten Registrierungen verwendet stooze Web Google reCAPTCHA. Erst wenn du der gesonderten, zunächst leeren Checkbox zustimmst und die Registrierung absendest, wird der Dienst geladen. Die Prüfung bewertet Missbrauchssignale ohne Bilderrätsel. Ohne Zustimmung oder bei abgelehnter Prüfung lässt sich die Registrierung nicht abschließen. Bei Problemen erreichst du uns unter hello@stooze.de .

In den aktuellen iOS- und Android-Apps sind die allgemeine Registrierung und Tarif-Upgrades nicht verfügbar. Die Kontoanlage über eine Teameinladung bleibt möglich und ruft die reCAPTCHA-Prüfung nicht auf. Die folgenden Angaben zu den mobilen SDKs betreffen deren Nutzung im allgemeinen Registrierungsablauf früherer App-Versionen.

Grundlage der Prüfung ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für Zugriffe auf dein Endgerät, § 25 Abs. 1 TDDDG. Das Häkchen gilt nur für den aktuellen Ablauf. Du kannst es vor dem Absenden entfernen. Nach dem Start nimmt dies bereits erfolgte Übertragungen nicht zurück; schließe die Seite bzw. App, um den geladenen Dienst zu beenden. Du kannst deine Einwilligung auch über unseren Kontakt widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

• Web: Google erhält insbesondere IP-Adresse und technische Browserdaten sowie Signale zur Interaktion. Für die Risikoprüfung verwendet reCAPTCHA das Cookie _GRECAPTCHA.
• iOS: Google nennt Gerätekennungen, App-Interaktionen, Diagnose-, Absturz- und Leistungsdaten in seinen Informationen zum iOS-SDK .
• Android: Google nennt IP-Adresse, SDK-Version, Paketname, Prüfaktion, Geräteintegrität über Play Services, App-Interaktionen, Informationen zu bestimmten installierten Apps und Gerätekennungen in seinen Informationen zum Android-SDK .

Unser Backend sendet zur Prüfung den Token, den öffentlichen Schlüssel und die Registrierungsaktion an Google. Dabei übermitteln wir keine Passwörter, E-Mail-Adressen, Anschriften oder Betreuungsinhalte. Das SDK erhebt seine technischen Signale direkt auf deinem Gerät. Prüftokens werden weder in unserer Datenbank gespeichert noch in Anwendungsprotokolle geschrieben.

Anbieter ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Google verarbeitet die reCAPTCHA-Daten in unserem Auftrag zum Schutz vor Betrug und Missbrauch. Für diese Verarbeitung gelten die Google-Cloud-Datenschutzbedingungen und die dienstspezifischen Bedingungen . Google-Unternehmen und Unterauftragnehmer können Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in den USA, verarbeiten. Eine Beschränkung auf Deutschland oder die EU ist damit nicht zugesagt. Für Übermittlungen an die entsprechend zertifizierte Google LLC in den USA nutzt Google das EU-U.S. Data Privacy Framework. Soweit dieser Mechanismus nicht greift, sehen die Datenschutzbedingungen für entsprechende Übermittlungen Standardvertragsklauseln vor. Einzelheiten findest du in Googles Informationen zu internationalen Datenübermittlungen . Die kurze Gültigkeit des Tokens ist keine Löschfrist für sämtliche bei Google erhobenen Daten; dafür gelten die Aufbewahrungsregeln des Anbieters.

Optionales persönliches Mailkonto

Soweit die Funktion für dich verfügbar ist, kannst du in der nativen App ein persönliches Zoho-Mailkonto der EU-Region für den Berichtsversand verbinden. Die Freigabe erfolgt bei Zoho im Browser; dein Zoho-Passwort wird nicht an stooze übergeben. stooze ruft die benötigten Kontoinformationen und deine Absendersignatur ab und erhält eine widerrufbare Berechtigung zum Versand. Wir lesen keine Nachrichten aus deinem Posteingang und erstellen keine Kopie oder Synchronisierung deines Zoho-Postfachs in stooze.

Für einen von dir ausgelösten Versand erhält Zoho Empfänger, Nachricht und PDF. Erforderliche dauerhafte Zugangstokens werden im Backend verschlüsselt gespeichert. Du kannst die Verbindung im Profil trennen; stooze entfernt die gespeicherten Zugangsdaten und versucht, die Freigabe bei Zoho zu widerrufen. Bereits versendete Nachrichten werden dadurch nicht zurückgerufen. Die Verarbeitung dient der von dir beauftragten Versandfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. dem Auftrag deiner Organisation).

Unsere Anbindung verwendet die EU-Endpunkte von Zoho. Für dein verbundenes Postfach gelten zusätzlich die Vereinbarungen von dir bzw. deiner Organisation mit Zoho. Bereits versendete Nachrichten können dort gespeichert bleiben; das Trennen in stooze löscht sie nicht. Die EU-Anbindung ist keine Zusage, dass jede weitere Verarbeitung, etwa beim Empfänger deiner Nachricht, ausschließlich in der EU erfolgt. Informationen zu Empfängern und internationalen Übermittlungen findest du in den Datenschutzhinweisen von Zoho .

Newsletter-Einstellung

Du kannst eine freiwillige Newsletter-Einwilligung erteilen oder im Konto widerrufen. Gespeichert werden die Auswahl, der Zeitpunkt und der zugehörige Einwilligungstext als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einstellung ist von notwendigen Konto- und Vertragsnachrichten getrennt. Derzeit ist damit kein Newsletter-Versanddienst verbunden.

Empfänger und internationale Verarbeitung

Empfänger sind im erforderlichen Umfang berechtigte Personen deiner Organisation, von dir gewählte Berichtsempfänger sowie technische Dienstleister. Dazu gehören IONOS für Hosting, beteiligte Mailanbieter, Google bei aktivierter reCAPTCHA-Prüfung und Zoho bei verbundener Versandfunktion. Für den VPS-Betrieb nennt IONOS Arsys Internet S.L.U. in Spanien als Unterauftragnehmer. Unsere technische Administration hat die für Betrieb und Fehlerbehebung erforderlichen Zugriffsmöglichkeiten.

Für Zahlungsabgleich und Abrechnung können Banken und Banking-Dienstleister, für gesetzliche Pflichten oder konkrete Rechtsansprüche Behörden und beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater Daten erhalten. Die Weitergabe beschränkt sich auf den jeweiligen Zweck. Bei eigenen Empfänger- oder App-Auswahlen können zusätzliche Anbieter außerhalb der EU bzw. des EWR beteiligt sein.

Für erforderliche Drittlandübermittlungen gelten die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Informationen über die einschlägigen Garantien und eine Kopie bzw. Bezugsquelle kannst du über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Die oben verlinkten Anbieterinformationen ergänzen diese Hinweise.

Aufbewahrung, Löschung und Sicherungen

Konten und Fachinhalte werden für die laufende Nutzung und erforderliche Nachweise gespeichert. Bei bestätigter regulärer Kontolöschung wird der Zugang nach der erforderlichen Berichtsübergabe deaktiviert. Für neue Löschaufträge ist keine zusätzliche 90-Tage-Aufbewahrung vorgesehen: Nach Abschluss des erforderlichen Mailversands bereinigt der tägliche Löschlauf die dafür vorgesehenen Kontodaten. Bereits zuvor vorgemerkte Konten behalten ihren mitgeteilten Löschtermin. Fehler oder ein Rückstau können die technische Bereinigung verzögern. Vorher können offene Berichte und Teamabhängigkeiten zu klären sein. Für gesondert angekündigte Bereinigungen nicht fortgeführter Testregistrierungen gilt der in der Abschlussnachricht mitgeteilte Ablauf.

Für neue reguläre Kontolöschungen erstellen wir ein temporäres ZIP-Archiv der noch vorhandenen persönlichen Berichte. Den vertraulichen Download-Link senden wir an deine Konto-E-Mail-Adresse. Er gilt höchstens sieben Tage ab Versandannahme der Bestätigung. Nach bestätigter vollständiger Übertragung an deinen Browser löschen wir das Archiv vorzeitig und streichen die ausstehende Erinnerung. Andernfalls erinnern wir dich einen Tag vor Ablauf. Spätestens nach Ablauf wird der Download gesperrt und das Archiv samt zugehöriger Versanddaten bereinigt. Fehlender oder ungeklärter Versand muss zuvor geklärt werden. Bereits gelöschte Berichte und Unterlagen anderer Teammitglieder werden nicht aufgenommen. Sicherungskopien folgen den nachstehenden gesonderten Regeln.

Gesetzlich erforderliche Rechnungs- und Buchungsunterlagen bleiben davon getrennt erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie die notwendige Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche bestimmen ihre Dauer. Eine Kontolöschung ist daher keine Zusage, dass jede zugehörige Unterlage mit der Kontolöschung vollständig verschwunden ist.

Technische Protokolle werden rotiert bzw. nach ihrer jeweiligen Aufbewahrungsregel bereinigt. Die zentrale Logverwaltung verwendet eine 14-Tage-Regel; lokale Server- und Mailprotokolle können kapazitätsabhängig länger bestehen. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können relevante Nachweise für deren Bearbeitung weiter benötigt werden.

Für die Wiederherstellung sichern wir Datenbank, Dokumentablage, Mail und zentrale Logs. Die Sicherungen werden in einem verschlüsselten Backup-Repository auf einem von uns betriebenen Backupserver bei IONOS aufbewahrt. Webserver und Backupserver sind getrennte Server beim selben Hostinganbieter. Der Regelbetrieb hält die letzten zwei sowie sieben tägliche, vier wöchentliche und drei monatliche Sicherungsstände je Bereich vor. Unbestätigte Sicherungen und die Sicherung vor einem Softwarewechsel können länger bestehen; dies ist keine starre maximale Löschfrist.

Die Löschung im laufenden System verändert vorhandene Sicherungskopien nicht sofort. Sie entfallen mit der jeweiligen Sicherungsbereinigung. Sicherungen dienen der Verfügbarkeit und Wiederherstellung, nicht der normalen Weiternutzung gelöschter Konten. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an Ausfallsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. der technische Auftrag deiner Organisation. Bereits versendete, gedruckte oder exportierte Kopien müssen beim jeweiligen Empfänger gesondert behandelt werden.

Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft und eine Kopie deiner Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Du kannst einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen.

Wende dich dazu an hello@stooze.de . Soweit deine Organisation verantwortlich ist, kannst du dich direkt an sie wenden; wir unterstützen sie im Rahmen unseres Auftrags. Zur Bearbeitung kann ein angemessener Nachweis deiner Identität erforderlich sein.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig.

Die reCAPTCHA-Prüfung kann eine Registrierung automatisch ablehnen. Bei Problemen kannst du eine Klärung über unseren Kontakt anstoßen. Eine Bewertung deiner Arbeitsleistung oder betreuter Personen findet durch diese Sicherheitsprüfung nicht statt.